Ce n’est un secret pour personne que les événements hybrides, qui sont simplement des événements combinant des expériences en direct et virtuelles, sont la plus grande tendance événementielle de cette année. En fait, 73 % des planificateurs d’événements s’attendent à ce que les événements hybrides soient plus courants à l’avenir. Même si vous avez de l’expérience dans la planification d’événements en personne et virtuels, il peut sembler écrasant d’organiser votre premier événement hybride. Pour que votre événement se déroule sans problème et intègre vraiment les deux types d’événements, des considérations supplémentaires sont nécessaires dans le processus de planification.
Pour vous aider à démarrer votre premier événement hybride, nous avons rassemblé certains de nos meilleurs conseils pendant votre planification.
Conseils pour l’organisation d’événements hybrides réussis
Conseil n°1 : soyez réfléchi lors de la recherche de fournisseurs
Bien que de nombreux fournisseurs prétendent pouvoir répondre à vos besoins en matière d’événements hybrides, vous devrez vous assurer que vos fournisseurs d’événements en personne et en ligne sont alignés dans leur processus et leur prestation. C’est à vous de comprendre exactement ce dont vous avez besoin de la part de tous vos fournisseurs au cours de vos recherches.
Dépensez du temps supplémentaire pour planifier votre événement en amont, afin de pouvoir examiner votre liste Onenote détaillée de besoins avec les fournisseurs des deux côtés, et comprendre quelles sont leurs capacités et quel est leur processus. Si possible, assurez-vous de demander les coûts supplémentaires associés à l’installation pour les fonctionnalités que vous prévoyez d’inclure à l’événement. Si vous n’êtes pas sûr des détails spécifiques que vous aimeriez inclure, ayez au moins des objectifs d’événement bien définis prêts afin que vos fournisseurs potentiels puissent offrir divers outils et stratégies qui soutiendront ces objectifs.
Une fois que vous avez présélectionné quelques entreprises d’événements en personne et virtuels, demandez à organiser un appel entre vos premiers choix pour vous assurer que leurs services sont compatibles. Vous devez avoir la certitude que vos fournisseurs peuvent travailler ensemble pour vous aider à atteindre vos objectifs.
Conseil n°2 : hiérarchisez vos billets pour les événements hybrides
Les événements hybrides libèrent de nombreuses opportunités pour vos participants et vos sponsors. Commencez à réfléchir aux opportunités que vous êtes prêt à offrir et à quel niveau de prix. Tout comme pour votre événement en personne, les billets d’entrée et les niveaux de parrainage doivent être échelonnés et permettre à chaque niveau d’accéder de plus en plus à des offres exclusives ou à la visibilité de la marque.
Avec les événements hybrides, vous pouvez proposer des options de billets à plusieurs niveaux qui donnent accès à :
- Juste les aspects en personne de l’événement
- Juste les aspects en ligne de l’événement
- Aspects à la fois en personne et en ligne
- Accès à tout
En outre, vous pouvez proposer des packages de parrainage à plusieurs niveaux qui fournissent :
- Visibilité au sein de l’événement en personne
- Visibilité au sein de la plateforme en ligne
- Visibilité à la fois en personne et en ligne
Dans chacune de ces options, vous pouvez continuer à diviser ce qui est exclusif et ce qui est disponible pour créer un nombre infini d’options de billets et de parrainage. Être attentif à ce que votre public cible et vos sponsors valorisent vous aidera à déterminer exactement ce que vous offrez avec chaque billet et niveau de parrainage.
Conseil n°3 : Créez une campagne de marketing à deux volets
Si vous avez pivoté des événements physiques vers les événements virtuels en raison de la pandémie de Covid-19, vous devez comprendre que le marketing des deux types d’événements n’est pas le même. Les événements en personne sont beaucoup plus susceptibles de créer des messages localisés, en tirant parti des tableaux d’événements et des groupes qui sont très ciblés sur une géographie spécifique. Les événements virtuels, en revanche, sont un excellent moyen pour les organisations d’atteindre de nouveaux marchés et, à ce titre, leur marketing cherche à attirer de nouvelles audiences mondiales.
Soyez conscient de votre message afin d’attirer les deux groupes. Créez une campagne de marketing qui est divisée entre votre public cible pour la partie en direct de votre événement et le public cible pour votre partie virtuelle.
Votre public cible pour un événement en personne devrait être généralement proche – si ce n’est pas dans votre ville ou pays, généralement dans votre continent. En outre, le contenu peut inclure des avantages spécifiques à assister en direct, ainsi que des références localisées ou culturelles pertinentes. Le message et la stratégie seront basés sur la compréhension du fait que les participants potentiels savent comment votre organisation s’inscrit dans l’industrie locale. En outre, vous devriez tirer parti d’outils tels que le marketing par courriel et inclure le placement sur des tableaux d’événements en ligne pour une ville ou un pays spécifique.
Conseil n° 4 : Offrez une intégration transparente
En principe, votre événement hybride créera une expérience où les participants en ligne et en personne se sentent immergés dans les deux aspects de l’événement. Intégrez des fonctionnalités qui brouillent les lignes entre les deux, et favorisez la connexion cross-canal.
Les murs de médias sociaux sont un excellent moyen de laisser les gens partager leurs expériences. Vous pouvez publier un mur social dans votre environnement d’événement et le projeter en direct lors de votre événement afin que les gens puissent voir un flux continu avec les expériences des participants et des sponsors au fur et à mesure que l’événement se déroule. En outre, vous pouvez mettre des fonctionnalités d’événement virtuel, telles que des salles de discussion en direct, à la disposition de tous vos participants afin qu’ils puissent se connecter avec n’importe quel exposant ou d’autres participants même s’ils ne sont pas en personne à l’événement.
Vous pouvez également offrir des fonctionnalités de gamification qui aident à guider les participants autour de l’étage de l’événement physique ou virtuel. Les chasses au trésor, les tableaux de classement et autres fonctions interactives permettent non seulement de rendre l’événement amusant, mais aussi de vous donner – en tant qu’hôte – des indications précieuses sur la participation et l’engagement de vos participants à l’événement.
