S’engager dans un bail de bureaux pendant le COVID s’accompagne d’un ensemble unique de problèmes et de préoccupations. Avant de signer un bail pour des bureaux d’entreprise, posez ces cinq questions.
Lorsque la pandémie COVID-19 a frappé en mars 2020, de nombreuses entreprises ont déclaré que leurs employés travailleraient à domicile jusqu’à « au moins la fin de l’année. » Twitter a déclaré de façon célèbre que ses employés pourraient travailler à domicile « pour toujours« , d’autres grandes entreprises technologiques ont suivi le mouvement, et le volume brut de location de bureaux a chuté de 53,4 % au cours du seul deuxième trimestre 2020. Cela équivaut à une perte de 1,3 millions de m² d’espace de bureau.
Mais, d’une manière ou d’une autre, nous sommes arrivés en 2021, et comme aucune fin à notre réalité actuelle n’est en vue, des questions commencent à se poser sur la durée pendant laquelle les employés de bureau peuvent soutenir un environnement de travail entièrement à distance à long terme.
Les psychologues ont identifié des problèmes particuliers avec le modèle à distance, y compris la solitude et les limites de la technologie numérique, ce qui indique que plus il se poursuit, plus il pourrait devenir problématique.
Au lieu de cela, peut-être avez-vous opté pour un modèle de travail hybride et vous envisagez de revenir — à un certain titre — dans un espace de bureau permanent. Ou peut-être que vous cherchez à réduire la taille de vos bureaux depuis un certain temps déjà, mais que vous ne parvenez pas à vous défaire d’un bail de bureaux pluriannuel auquel vous êtes déjà lié.
Dans tous les cas, dans le contexte d’une pandémie mondiale, les décisions relatives aux baux de bureaux doivent être abordées avec prudence. Et bien qu’il soit difficile pour le moment de faire des choix éclairés pour l’avenir, prendre le temps de s’arrêter et de se poser les cinq questions suivantes pourrait s’avérer beaucoup plus utile que vous ne le pensez.
Que veut votre main-d’œuvre ?
En tant que gestionnaires, vous savez désormais qu’un style de gestion descendant ne fonctionne pas bien pendant une pandémie. Avec les responsabilités d’enseignement à domicile pour les parents, une crise de santé mentale qui se prépare et l’anxiété constante qui accompagne le fait d’essayer d’éviter d’attraper un virus mortel, nos nouvelles réalités professionnelles sont devenues beaucoup plus complexes, flexibles et spontanées qu’auparavant.
C’est maintenant le moment pour les dirigeants de faire preuve de compassion, d’interagir avec leurs employés, de les écouter et de prendre des décisions en collaboration. Alors, cherchez le feedback ! Que ce soit par le biais de sondages, d’enquêtes anonymes ou de réunions d’équipe, demandez à vos travailleurs comment ils aimeraient travailler dans un avenir proche et prenez leurs réponses en considération.
Comment calculer les besoins en espace de bureau ?
Avec une certaine forme de distanciation sociale susceptible d’être une exigence jusqu’à au moins 2022, calculer la quantité d’espace de bureau dont votre entreprise pourrait avoir besoin est désormais un processus de décision très différent de ce qu’il était auparavant.
Pour respecter les directives et maintenir une distance d’au moins six pieds entre les personnes qui ne partagent pas de ménages, les entreprises devraient autoriser une moyenne de 14 m² par personne, une forte augmentation par rapport aux directives pré-COVID sur l’espace de bureau d’environ 100 par personne.
Pour calculer l’espace dont vous avez besoin pour votre prochain bureau, il s’agit alors simplement de multiplier le nombre de m² requis par employé par l’effectif moyen que vous pouvez vous attendre à voir dans le bureau sur une base quotidienne.
Et cela dépend du modèle que votre entreprise cherche à adopter à l’avenir. Si votre entreprise opte pour un modèle de travail hybride, le nombre d’employés utilisant le bureau au quotidien sera naturellement plus faible, ce qui signifie que vous pourriez être en mesure de réduire la taille de votre bureau, même en respectant les directives de distanciation sociale. Toutefois, si vous prévoyez d’accueillir l’ensemble de vos effectifs, cela pourrait signifier une augmentation de l’espace de bureau de plus de 20 %.
Comment devez-vous négocier les conditions de location pendant le COVID ?
L’immobilier commercial a chuté d’une falaise cette année, ce qui signifie que les propriétaires sont confrontés à un marché de locataires en raison des reports de loyer, des faillites de locataires, des vacances de loyer et d’autres concessions telles que les moratoires d’expulsion.
Avec un marché aussi faible, cela laisse aux entreprises un avantage lorsqu’il s’agit de négocier les conditions de location. S’il vous arrive de vous trouver dans cette situation, vous pouvez essayer de négocier un ajustement de votre bail commercial qui offrira une valeur à long terme pour un propriétaire – qui sera probablement disposé à négocier – et des gains à court terme pour vous.
Les modifications suggérées comprennent :
- Des conditions de loyer plus basses : avec le marché tel qu’il est, les locataires potentiels sont susceptibles de pouvoir négocier avec les propriétaires des conditions de loyer plus basses.
- Le report du loyer : certains propriétaires seront prêts à permettre aux futurs locataires de retarder le paiement du loyer pendant un certain temps en supposant qu’ils le rembourseront plus tard.
- Payer les loyers à l’avance pour un rabais de gros : si vous en avez la capacité financière, la plupart des propriétaires accepteront un paiement anticipé des futurs loyers en échange d’un tarif réduit.
- Augmenter le dépôt de garantie : accepter de payer un dépôt de garantie plus élevé à votre propriétaire pourrait l’encourager à vous accorder un allègement de loyer si jamais vous vous trouvez dans une situation financièrement instable. Ceci est utile pour les locataires qui prévoient des temps incertains pour leur entreprise.
- L’élimination des droits du locataire: en éliminant certains droits qui font partie d’un bail commercial — comme le droit de prolonger la durée ou d’agrandir les locaux — les locataires peuvent également négocier un taux de location mensuel moins cher.
Quel que soit l’accord que vous concluez avec votre propriétaire, assurez-vous d’aborder la conversation de manière objective et ouverte, en fournissant toutes les informations financières nécessaires.
Les espaces de coworking sont-ils une bonne alternative ?
Avant de décider de signer un bail de bureau, il est également utile de peser le pour et le contre de la location d’un espace de coworking à la place.
La flexibilité, le coût et la créativité sont trois des plus grands avantages des espaces de coworking par rapport aux bureaux traditionnels. Vous pouvez louer un espace de bureau privé ou des hot desks au sein d’espaces communs sur une base mensuelle, ce qui vous permet d’augmenter ou de réduire facilement vos effectifs en fonction de la demande d’espace de bureau de votre entreprise. Et Par rapport à la location d’un bureau traditionnel, les espaces de coworking sont généralement une option moins chère.
En termes de créativité et de collaboration, les espaces de coworking peuvent être excellents pour cela, car il y a beaucoup d’autres entreprises et de professionnels avec qui créer des réseaux à l’intérieur de l’espace, ainsi que des événements réguliers.
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