La qualité de l’accueil téléphonique et du traitement des appels impacte grandement la productivité. Ainsi, petite ou grande entreprise, il est indispensable de mettre en place un système téléphonique performant pour optimiser la satisfaction client. Pour ce faire, le standard téléphonique virtuel est devenu incontournable en entreprise.
Dans le contexte actuel, chaque entreprise a tout intérêt à adapter ses modes de fonctionnements pour rester compétitive, poursuivre ses activités et atteindre ses objectifs. Cette année, la tendance est à l’innovation en téléphonie d’entreprise, notamment grâce au standard téléphonique virtuel. Ce système téléphonique connaît un réel succès et s’intègre désormais au cœur des stratégies de communication des entreprises. Mais quelles sont précisément les bonnes raisons d’adopter le standard virtuel en entreprise ?
Standard téléphonique virtuel : l’innovation de la téléphonie d’entreprise
Pour comprendre son mécanisme, il faut d’abord commencer par une définition simple du terme « standard virtuel ». Ainsi, il s’agit d’un système téléphonique hébergé à distance sur les serveurs d’un prestataire. Il permet de recevoir des appels via le réseau classique RTC.
Flexible et 100 % dématérialisé, sur Etmtelecom.com, le standard téléphonique virtuel révolutionne le monde de la téléphonie d’entreprise en rendant la gestion des appels plus efficace et grandement simplifiée. Cette solution de téléphonie fonctionne via des numéros virtuels. En d’autres termes, il a l’avantage de ne nécessiter ni poste physique ni serveur.
Ce système téléphonique regorge de fonctionnalités, telles que la gestion des appels simultanés, un message de bienvenue, le transfert d’appels, des messageries vocales avancées, etc. Il importe de mentionner que leur contenu peut varier d’un prestataire à l’autre. Quoi qu’il en soit, elles sont parfaitement gérables depuis une interface en ligne.
Grâce au standard virtuel, il devient plus facile et rapide de mettre plusieurs téléphones en relation. D’autre part, il optimise la gestion et la distribution des appels tant en interne qu’en externe. Contrairement au système traditionnel, il fonctionne sur le cloud permettant ainsi de connecter la ligne téléphonique à une application. De ce fait, la réception des appels est possible où que vous soyez. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises adoptent cette solution cloud.
Standard virtuel : les bonnes raisons de l’adopter
Le choix d’un standard téléphonique virtuel permet de bénéficier d’une meilleure satisfaction comparativement à ce qu’un standard physique serait en mesure de vous offrir. Effectivement, l’installation de ce système téléphonique s’effectue en un clin d’œil. Vous profitez d’une interface de gestion intuitive et économique. Cette solution cloud s’adapte également aux besoins des entreprises en termes d’image. Quel que soit le secteur, elle optimise de manière spectaculaire l’extension des activités à l’échelle internationale.
Un déploiement à grande vitesse
En matière de téléphonie d’entreprise, la solution cloud a l’avantage de vous assurer une installation rapide. Elle vous épargne de nombreux désagréments, tels que la perte de temps ainsi que les encombrements liés au déploiement des lignes, au paramétrage des appareils, etc. Mieux encore, contrairement au standard téléphonique classique, sa mise en service ne nécessite aucune compétence particulière. Rappelons qu’il s’agit d’un système 100 % dématérialisé.
Comme le standard virtuel est hébergé dans le cloud, le déploiement s’effectue sur la toile. Par conséquent, vous aurez seulement besoin d’une connexion Internet et d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone mobile pour le mettre en service. Pour ce faire, vous installez votre application « softphone » puis renseignez votre identifiant et votre mot de passe. En moins de 5 minutes, votre standard téléphonique virtuel est opérationnel. La configuration est tellement simple que vous n’aurez aucune difficulté à appréhender les diverses fonctionnalités, ce qui n’est pas du tout le cas d’un système téléphonique physique.
En effet, déployer une solution téléphonique traditionnelle requiert divers aménagements, en particulier pour l’installation des équipements comme les postes téléphoniques, le câblage, les accessoires, etc. Vous devrez en outre attendre la livraison des matériels par le fournisseur. Ce qui est peu pratique en cas d’urgence. Notons aussi que son installation nécessite l’intervention d’un expert. Du coup, vous devez prendre le temps de vous former afin de pouvoir le prendre en main.
Standard virtuel : facile à prendre en main
Opter pour un standard virtuel, c’est profiter d’une solution efficace et innovante. Désormais, vous pouvez administrer vos canaux téléphoniques via une seule interface de gestion, intuitive et simple à la fois. D’ailleurs, vous pouvez y accéder, peu importe où vous vous trouvez, simplement en vous connectant à Internet. Une belle manière d’optimiser la gestion de vos communications et de rester en contact avec vos clients et vos collaborateurs à tout moment.
Grâce à votre interface web, il devient plus simple de maîtriser en temps réel vos paramètres optimisant la configuration de vos fonctionnalités. Ainsi, que vous modifiiez la musique d’attente, le renvoi d’appel ou encore la messagerie, chaque ajustement est enregistré de manière instantanée. Concernant les appels reçus, vous pouvez avoir accès aux statistiques avancées, telles que les appels non répondus et la durée moyenne des communications.
L’autre particularité d’un standard téléphonique est la garantie d’une gestion optimale de vos activités via des manipulations simplissimes. Cette solution vous permet de gérer et piloter plusieurs tâches rapidement et efficacement. En seulement quelques clics, vous pouvez créer un groupe d’appel, transférer des appels automatiquement, programmer vos horaires d’ouverture…
Un téléphone VoIP pour une gestion plus économique
Pour faire fonctionner un standard classique, vous devrez comptabiliser les frais de maintenance, mais surtout les coûts des matériels et leur installation. Voilà pourquoi investir dans le standard virtuel permet de réduire le coût de gestion de manière considérable et vous permet de réaliser une belle économie. En quoi cette solution est-elle plus économique ? Vous serez justement exempté de toutes ces charges.
Vous n’aurez pas besoin de faire appel à un service de maintenance pour entretenir le programme. Cette charge incombe à votre opérateur, notamment au fournisseur de système téléphonique hébergé dans le cloud. Ajoutons à cela un point important, la solution cloud est évolutive. Elle peut s’adapter au nombre de vos collaborateurs. Votre gestionnaire peut immédiatement procéder à l’ajout du softphone ainsi qu’à l’attribution du numéro virtuel dès lors que vous en faites la demande.
Vous pouvez effectuer des appels nationaux en illimité aussi bien vers les téléphones mobiles que les fixes (découvrez par ici l’utilité de l’ annuaire inversé notamment). Selon le service proposé par votre prestataire et le forfait de communication choisi, vous pouvez aussi bénéficier des appels en illimité vers l’international, notamment dans les pays comme le Canada et les États-Unis.
Un accueil téléphonique compatible à l’image de marque
Le standard virtuel offre une grande liberté en termes de gestion d’appels et d’optimisation de la qualité des services proposés. Ainsi, afin de renforcer votre image de marque, rien de tel qu’un accueil téléphonique professionnel. C’est à travers la réception téléphonique qu’aura lieu le premier contact avec vos clients. Il importe par conséquent que vous fassiez une bonne impression.
Ainsi, pensez à la moduler en fonction des principes et des valeurs de votre entreprise, mais surtout de vos activités et de vos besoins. Comment faire ? Mettez en place une musique d’attente, un message et une réception d’appel personnalisée. Un accueil téléphonique de qualité vous permet de projeter une image positive de votre entreprise et montrer votre professionnalisme et votre expertise.
Exploitez également ce point pour optimiser votre productivité en le mettant régulièrement à jour. Pour exemple, vous pourrez orienter les appels vers les collaborateurs disponibles. Du coup, vous ne craignez pas de perdre un seul appel si un collaborateur venait à s’absenter. Vous pouvez notamment utiliser votre message d’attente pour informer vos clients en cas de lancement d’un nouveau service ou produit.
Diverses fonctionnalités pour une communication riche
La plupart des entreprises attachées au système de téléphonie classique ont parfois du mal à adopter le réseau virtuel par crainte de se priver de certaines commodités traditionnelles. Pourtant, le standard virtuel reprend toutes les fonctionnalités du standard téléphonique physique garantissant aux utilisateurs un service téléphonique à 360 °.
Ainsi, vous pouvez retrouver dans la solution téléphonique cloud des fonctions comme la configuration des sonneries, la mise en attente des appels, les notifications d’appel, le prédécroché, les renvois d’appel, etc. Vous accédez même à des fonctionnalités professionnelles, riches et diversifiées, telles que les messageries par mail, la qualité de voix en HD ou encore le click to call.
Les possibilités offertes par le standard virtuel iront certainement au-delà de vos attentes. En effet, ce système de téléphonie virtuelle vous permet de bénéficier de services innovants comme le routage des appels, la convergence fixe-mobile, la messagerie instantanée entre les différents utilisateurs, etc. Tout un arsenal d’options pour vous offrir une expérience téléphonique incomparable.
Optimisation de la poursuite des activités
Adopter un standard virtuel en entreprise vous promet une solution téléphonique entièrement flexible. Vous pouvez notamment continuer à recevoir des appels professionnels provenant des lignes fixes sur votre mobile via votre application softphone. L’avantage ? L’assurance de la poursuite de vos activités en tous lieux et en toutes circonstances.
Le standard virtuel est une option intéressante pour les personnes exerçant en télétravail. En effet, vous pouvez continuer à effectuer des appels depuis votre mobile sans avoir à communiquer votre numéro de téléphone personnel si vous ne le souhaitez pas. Ainsi, c’est votre numéro de ligne fixe qui s’affichera sur l’écran de vos contacts lors de l’appel. Grâce au standard virtuel, il devient aussi plus facile de joindre les collaborateurs nomades.
Pour optimiser l’extension de vos activités et la conquête du marché international sans rallonger le budget de votre entreprise, misez sur le standard téléphonique virtuel. Un numéro virtuel international suffit pour améliorer la gestion du coût de vos communications et faire de vous un acteur économique international. Vos appels internationaux aboutiront directement sur votre application.
