Alors que la dynamique du bureau moderne continue de changer – plus le facteur pandémique – faisant de la place au télétravail et à l’accès à la salle de réunion virtuelle – l’organisation de réunions réussies et bien gérées a pris une importance encore plus grande lorsqu’il s’agit de maintenir la productivité sur le lieu de travail. Heureusement, il est tout à fait possible d’organiser une réunion productive, utile et intéressante lorsque tout le monde ne se trouve pas dans la même pièce. Mais cela nécessite un peu plus de planification et de réflexion à l’avance.
Pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre prochaine réunion, voici quelques conseils qui peuvent contribuer à votre réussite.
Invitez uniquement le personnel pertinent à la réunion
S’il est difficile de rester concentré dans une réunion à laquelle vous ne participez pas activement lors d’une réunion Zoom ou de toute autre application de réunion virtuelle – nous avons tous eu des moments où nous avons écarquillé les yeux d’un air ahuri pendant des réunions où votre présence n’était pas requise – imaginez à quel point il devient difficile pour les participants à une réunion à distance d’éviter d’être distraits et de commencer à faire plusieurs tâches lorsqu’ils ne sont pas directement impliqués dans ce qui est discuté.
Pour éviter ce défi, envisagez d’organiser un plus grand nombre de réunions plus courtes qui n’impliquent que le personnel essentiel, au lieu de longues réunions qui impliquent du personnel qui peut n’avoir besoin que de participer à la discussion de quelques points de l’ordre du jour.
S’en tenir à un ordre du jour spécifique
Prévoir des réunions qui nécessitent une téléconférence signifie perturber beaucoup d’horaires individuels, surtout si la réunion implique du personnel situé dans des fuseaux horaires différents. Le maintien d’un ordre du jour clair et concis contenant des sujets d’intérêt pour chaque participant peut contribuer à assurer un engagement maximal des personnes concernées. De plus, en exposant à l’avance les sujets abordés lors de la réunion, vous donnez aux participants l’occasion de venir préparés à répondre et à poser toutes les questions pertinentes qui se rapportent à l’ordre du jour énoncé, améliorant ainsi la productivité.
Savoir quand se réunir et quand envoyer des courriels
Peu de choses peuvent frustrer une main-d’œuvre plus que lorsqu’elle est entraînée dans une réunion qui ne sert qu’à diffuser des informations. Le courrier électronique fonctionne beaucoup mieux pour partager des informations facilement compréhensibles ou lorsque vous tentez de recueillir des commentaires généraux plutôt que de convoquer une réunion. Par exemple, au lieu de convoquer une courte réunion pour faire le point sur l’état d’avancement d’un projet, envoyez un courriel qui énonce les mêmes informations.
Des études menées par le Centre for Economics and Business Research ont montré que le travailleur moyen perd 15 minutes de productivité pour chaque réunion à laquelle il assiste, alors pensez à ne programmer une réunion que lorsque vous avez besoin d’un retour actif des participants ou que vous devez clarifier un sujet confus.
Rendre la participation obligatoire
La meilleure technique pour s’assurer que toutes les personnes présentes à une réunion participent est que le modérateur pose fréquemment des questions et demande l’avis de personnes spécifiques. Le modérateur doit également faire des pauses fréquentes pendant la réunion pour donner aux participants l’occasion de poser des questions et d’offrir des commentaires.
Si une personne impliquée dans une réunion ne participe pas, vous devez comprendre pourquoi. Peut-être n’avait-elle pas du tout besoin d’être invitée ou peut-être a-t-elle été distraite par une autre tâche ? Dans tous les cas, vous devez mieux comprendre la situation et prévoir une conversation de suivi avec cette personne pour en découvrir la raison. Non seulement ce type de conversation vous aidera à décider comment aborder cette réunion ou cette personne en particulier, mais il peut également vous aider à découvrir des stratégies pour rendre vos réunions plus productives et engageantes à l’avenir.
Utiliser une technologie qui donne le contrôle au modérateur
La salle de conférence moderne offre une variété d’outils multimédias qui permettent à un modérateur d’avoir un contrôle total sur une réunion. Qu’il s’agisse d’avoir la possibilité de mettre en sourdine une personne qui a appelé d’un aéroport très fréquenté ou de contrôler ce que les participants visualisent sur leur écran d’ordinateur portable, l’utilisation de ce type de technologie peut contribuer à améliorer le déroulement et la productivité d’une réunion afin que vous puissiez atteindre tous les objectifs et l’ordre du jour énoncés.
