Voici 25 conseils pour que votre bureau soit organisé et fonctionne bien :
- nettoyez chaque tiroir du bureau, pour libérer encore plus de précieux espaces de rangement ;
- débarrassez le dessus de votre bureau, puis essuyez la surface du bureau ;
- gardez les objets essentiels sur votre bureau (ordinateur, téléphone, fichier de cartes) ;
- si vous travaillez avec plus d’une personne, créez une boîte de réception pour chaque personne ;
- ayez une liste de tâches principale pour chaque jour sur votre bureau ;
- pré-triez le courrier. A classer. A lire. A contacter (écrire ou appeler) ;
- utilisez une variété de récipients pour organiser les fournitures de bureau, les trombones et les stylos ;
- utilisez une variété d’organisateurs de bureau ou de plateaux pour organiser les papiers qui passent sur votre bureau ;
- créez un tiroir séparé pour les papiers personnels, les articles, etc ;
- utilisez des boîtes de rangement pour stocker les dossiers datés ;
- achetez des boîtes à magazines pour ranger les livrets, les magazines, les catalogues que vous souhaitez conserver ;
- créez un fichier pour les articles de magazines ou scannez-les dans votre ordinateur ;
- le système de classement doit être simple facile et gérable ;
- le codage couleur de vos dossiers permet de trouver plus rapidement les informations ;
- ne pas surcharger les dossiers. Il peut être temps de jeter une partie de l’information dans le dossier ;
- ne jamais surcharger le tiroir de classement. Il sera difficile de retrouver l’information dans les tiroirs ;
- subdivisez les plus grands fichiers avec des dossiers intérieurs ;
- marquez les dossiers suspendus à l’avant ;
- retournez les appels par lots. Laissez des messages spécifiques et l’heure à laquelle vous avez appelé si la personne que vous essayez de joindre n’est pas disponible ;
- videz votre espace de travail de tout sauf du projet sur lequel vous travaillez pour réduire les distractions ;
- gardez un assortiment de cartes et de timbres toutes occasions dans votre bureau ;
- conservez les menus à emporter de vos restaurants préférés pour pouvoir commander à l’avance et récupérer le dîner en rentrant chez vous ;
- lorsque vous utilisez plus d’un compte chèque, des chèques codés par couleur sont un moyen facile d’identifier chaque compte ;
- à la fin de chaque projet ou événement, organisez la paperasse et classez-la ou rangez-la ;
- redressez le bureau à la fin de la journée et surtout à la fin de la semaine afin de pouvoir commencer chaque matin avec un bureau dégagé.
