Bien conduire un projet nécessite l’établissement préalable d’un budget prévisionnel. Pour construire un plan de budget, il faut tenir compte des paiements du client et de tous les frais générés par le projet.
Au démarrage d’un projet important, les différentes phases devront être soigneusement identifiées et planifiées. Le contrat, qui a été établi entre le client et le maître d’œuvre du projet, doit normalement inclure un échéancier établissant les jalons et les conditions de paiement. Tous les frais fixes et variables incluant les aléas et la marge du projet ont été incorporés dans le prix global du projet qui a été accepté par le client. Pour construire un plan de projet, il faut rassembler toutes les données financières.
Données financières pour construire un plan de budget
Au démarrage, le chef de projet doit établir le plan d’organisation et fixer les différentes tâches internes et éventuellement externes comme la sous-traitance avant de construire un plan de budget.
Le coût du personnel requis pour chaque phase du projet est donc parfaitement établi. Les coûts des matériels et des équipements nécessaires aussi. Le coût de la sous-traitance a été évaluée également.
Une provision correspondant aux aléas du projet et aux frais divers et variés (déplacements…) a bien été prévue. La marge brute a été appliquée pour viser un bénéfice théorique. Chaque poste est budgétisé en tenant compte des études nécessaires éventuelles.
Un nombre d’heures à effectuer par un certain nombre de personnes de qualifications et de tarifs horaires différents peut être évalué. Les phases de passation de marchés et d’achat de matériels et d’équipements peuvent être planifiées en tenant compte des entrées d’argent prévues selon le contrat.
Les phases d’installation, d’essais éventuels, de mise en service et de remise au client du produit final s’enchaînent tout naturellement après l’achat des équipements.
Construire un plan de budget
Il est recommandé d’utiliser un tableur de données pour construire un plan de budget. Le traitement informatique facilitera le calcul des paramètres qui permettront le suivi financier du projet.
La première chose à faire est de diviser la période de temps de votre projet en jours, en semaines ou en mois selon votre choix et la durée totale du projet.
Ensuite, les données de paiement (sommes reçues du client + frais) seront entrées sur une page du tableur pour établir un bilan financier en fonction du temps. Un bilan financier prévisionnel pourra ainsi être effectué selon la fréquence souhaitée.
Une première analyse indiquera si la balance financière est positive de façon continue tout au long du projet ou pas. Cette méthode permettra ainsi de mettre en évidence d’éventuelles failles dans l’enchaînement des tâches et de les corriger dans la mesure du possible.
