La réussite de l’organisation des projets au sein d’une entreprise nécessite souvent un certain nombre d’étapes clés. Il serait utile de connaître ces étapes pour les appliquer rigoureusement. Quelles sont alors les étapes à suivre pour réussir à bien organiser vos projets en entreprise ?
Définir les objectifs du projet
Tout projet doit avoir un objectif principal et quelques objectifs secondaires. Dès le départ, il est primordial de définir les différents objectifs du projet à exécuter. Passer par cette étape vous évite de perdre un temps précieux ou de prendre des directives contraires au but du projet.
Trois choses doivent essentiellement être définies à cette étape. Il s’agit du temps d’exécution du projet, du budget nécessaire pour le projet et des résultats attendus à l’issue de ce projet (découvrez la matrice raci ). Ces différents points doivent être inscrits pour que chaque intervenant dans le projet ait connaissance de cela.
Planifier à l’aide d’un rétroplanning
Le rétroplanning est une planification des différentes tâches à effectuer dans le cadre de l’exécution d’un projet. Cette planification est effectuée en considérant la date de fin du projet. Elle est donc différente d’une planification classique qui est faite à partir de la date de début du projet.
Une fois que les objectifs du projet sont connus, vous connaissez également la date limite pour l’exécution du projet (plus d’infos sur la matrice raci par ici). L’étape suivante est de détailler le projet, c’est-à-dire lister les tâches à accomplir pour la réalisation effective de celui-ci.
Cette liste d’actions doit être échelonnée avec des dates précises. Vous devrez également à cette étape détailler l’enchaînement des actions à mener dans le cadre de l’exécution du projet. Vous trouverez sans difficultés et très bien expliquées tous les conseils sur matrixtechltd.com pour réaliser un bon rétroplanning.
Ajouter les durées et des contraintes sur certaines tâches et intégrer des tâches externes
À cette étape, il faut utiliser un logiciel de gestion de projet. Le travail se fera suivant trois grands points. Le premier point consiste à insérer les durées ainsi que les charges de travail dans votre logiciel de gestion de projet.
Après cela, il faudra identifier les contraintes des tâches qui en possèdent. Une fois ces contraintes identifiées, il vous faut en tenir compte en les insérant dans votre planning. Le dernier point de cette étape est d’identifier les tâches externes que nécessite l’exécution de votre projet et de les enregistrer dans votre plan.
Définir et attribuer les ressources
La réussite d’un projet dépend énormément d’une utilisation efficace des ressources à disposition. La plus grande des ressources étant les personnes, cette étape consiste à attribuer à chaque personne la tâche qui est la sienne.
Pour y parvenir, vous devez avant tout dresser la liste des ressources. Ensuite, vous aurez la charge de recenser les contraintes pour les ressources. Ces contraintes peuvent prendre différentes formes. Il peut s’agir par exemple de la disponibilité ou encore de la charge maximale à attribuer à la ressource en question. Pour finir cette étape, vous allez attribuer à chaque ressource les tâches qui lui reviennent.
Assurer le suivi du projet
Voici la dernière étape par laquelle vous devez passer pour organiser au mieux le projet. Une fois toutes les précédentes étapes accomplies, le projet devrait normalement commencer. Le plus grand défi dès lors est de veiller à ce que le planning établi soit respecté. Assurez-vous que les tâches et les objectifs sont exécutés dans les temps.
