Estimation des coûts en gestion de projet
L’estimation des coûts est le processus de prévision du coût de réalisation d’un projet, d’une tâche ou d’une opération. Elle prend en compte tous les facteurs liés aux ressources à disposition jusqu’à l’étendue de la livraison de sortie requise. La question de l’estimation des coûts découle de la nécessité fondamentale de minimiser tous les écarts et les risques au stade de l’exécution. Bien sûr, comme son nom l’indique, le résultat de l’activité d’estimation des coûts ne sera qu’une estimation. Cependant, elle donne une image presque proche du coût réel avec une marge d’erreur en plus ou en moins.
Que ce soit la construction d’un bâtiment ou le lancement d’un nouveau logiciel, tout projet implique un coût. Et comme c’est toujours le cas, les ressources monétaires, en capital ou humaines sont limitées. Par conséquent, un gestionnaire de projet prudent aimerait toujours avoir un plan des dépenses avant de sauter directement à l’exécution. L’estimation des coûts est comme une boussole qui guide les gestionnaires de projet dans la bonne direction. C’est un outil de prise de décision permettant aux gestionnaires de décider des dépenses à engager et de celles à abandonner.
Découvrez dans cet article l’importance de l’estimation des coûts dans la gestion de projet.
Étapes de l’estimation des coûts
Connaître le client
Un exercice d’estimation des coûts doit toujours avoir l’utilisateur final à l’esprit lors de l’élaboration. Qui sera l’utilisateur final de cette estimation des coûts ? Un projet destiné à un client sera très différent de celui destiné à des fins internes. De même, un projet destiné à une société privée peut devoir être élaboré différemment de celui destiné à une entreprise publique. Il est également utile de faire le point sur toutes les limitations ou avantages que présente un client. Par exemple, une entreprise publique aura la possibilité de se procurer des matériaux à des tarifs beaucoup plus avantageux que les entreprises privées. Cette économie importante doit, par conséquent, se refléter dans l’estimation des coûts.
Travailler avec un budget
Une estimation prudente des coûts ne peut pas se manifester à partir de rien. Bien qu’il s’agisse d’une estimation, elle doit être basée sur certaines règles de base et soumise à des limitations. Il est donc toujours bon de connaître le budget et la capacité de dépense du client. Travailler dans le cadre de contraintes monétaires permet également de brosser un tableau réaliste et le client ne se retrouve pas à anticiper une Mercedes pour la valeur d’une Ford Fiesta.
Décomposer votre approche
Après s’être familiarisé avec le projet, il serait utile d’allouer le budget consolidé aux différentes activités et processus qui le composent. Identifiez les tâches spécifiques et attribuez des heures de travail à chacune d’entre elles, déterminez le niveau d’expertise du personnel requis. Sous-traitez les parties des projets, dans lesquelles vous n’êtes pas spécialisé, à des consultants et déterminez le niveau de technologie requis. Tout cela améliore la rentabilité.
Ayez une marge de manœuvre
Enfin, une estimation, aussi exhaustive soit-elle, ne peut être étanche. Un gestionnaire de coûts doit laisser une certaine marge de manœuvre pour les imprévus et s’assurer que le client dispose d’un peu d’argent de réserve à mettre en banque. De plus, les éléments qui composent une estimation de coûts sont eux-mêmes vulnérables aux variations. Par exemple, le prix des matériaux peut fluctuer, la technologie peut devenir obsolète du jour au lendemain, la phase d’exécution peut nécessiter plus de main-d’œuvre que prévu, etc. Une analyse de sensibilité du projet aux différentes dépendances concernées permet de déterminer l’ampleur de l’impact de chacune d’entre elles sur le projet. En conséquence, le gestionnaire des coûts peut en tenir compte dans son estimation.
Méthodes d’estimation des coûts, techniques ou ses types
Il existe diverses techniques d’estimation des coûts prévalant dans la gestion de projet. Vous trouverez ci-dessous la liste de certaines de ces techniques importantes. L’explication de chacune de ces méthodes d’estimation des coûts est donnée ci-dessous. Vous pouvez appliquer l’un des types de méthodes d’estimation des coûts les plus appropriés à votre organisation.
Estimation des coûts de haut en bas
C’est la forme la plus rapide et la plus rudimentaire d’estimation des coûts. Comme son nom l’indique, le chef de projet travaille depuis le sommet avec les limites budgétaires globales fixées. Celles-ci sont ensuite ventilées afin de répartir les heures ou les coûts entre les différentes parties du projet. Bien entendu, cette technique est limitée par le fait qu’elle suppose que le budget fixé sera suffisant au stade de l’exécution. Cependant, elle s’avère pratique lorsqu’il s’agit de fournir des estimations rapides avec des marges approximatives au client ou à la direction.
Estimation des coûts analogues
Une estimation des coûts analogues s’appuie sur les données de projets antérieurs similaires ou d’entreprises similaires du concurrent ou d’équipes latérales de l’organisation. Il s’agit d’une méthode de calcul simple dans laquelle l’estimation du coût d’un projet est étayée par les données réelles de projets similaires déjà exécutés. Il va sans dire que les spécificités du projet et l’échelle des opérations sont prises en compte avec des ajustements pertinents. L’efficacité de cette méthode dépend de la précision des points de référence. Par conséquent, les informations internes peuvent être plus fiables que celles des concurrents ou du domaine public.
Estimation paramétrique des coûts
L’estimation paramétrique n’est rien d’autre qu’une tournure sophistiquée de l’estimation analogique. Une estimation analogique utilise des données historiques et comparables provenant de projets similaires. Une estimation paramétrique ajoute une couche d’informations pertinentes supplémentaires pour parvenir à l’estimation la plus proche. Il est fort probable que les chiffres réels correspondent à cette estimation. Cette méthode nécessite des ensembles de données et la maîtrise de techniques statistiques lourdes. L’utilisation de variables multiples garantit l’élimination des extrémités pour présenter une image presque parfaite.
Estimation des coûts en trois points
Une estimation en trois points revient à réaliser une analyse de scénario. L’idée de base est d’offrir au client une image bien ajustée des dépenses prévues. Les meilleurs et les pires scénarios y sont saisis. Il existe plusieurs façons d’aborder la question. Par exemple, une moyenne des coûts calculés par trois méthodes différentes ou une estimation moyenne pondérée pour indiquer le résultat le plus probable. Par conséquent, un projet est facturé sur la base du modèle classique d’analyse de scénario du pire cas, du plus probable et du meilleur cas. Ainsi, il est possible de proposer une estimation fiable au client.
