Conseils pour gagner du temps
Supprimez librement et rapidement
Si un courriel est un coupon ou une publicité que vous n’utiliserez pas immédiatement, supprimez-le (les publicités et les coupons reviendront). Ne laissez pas le courrier indésirable traîner et encombrer votre boîte de réception. Si vous n’avez pas pris l’habitude de supprimer immédiatement les courriels, vous risquez d’avoir beaucoup de retard à rattraper.
Pour y parvenir plus facilement, Ben Schorr, expert Microsoft et auteur de plusieurs livres, dont The Lawyer’s Guide to Microsoft Outlook, conseille : « Trier provisoirement votre boîte de réception par « De » plutôt que par date. Vous pourrez probablement supprimer par lots un certain nombre de messages ou en déplacer plusieurs en une seule fois vers un fichier client ou une autre méthode d’archivage ou de stockage. »
Puis, triez par « Sujet ». Cela regroupera les messages connexes, et là encore, vous pourrez peut-être en supprimer plusieurs d’un coup, comme les e-mails programmant des rendez-vous qui ont déjà eu lieu, les messages en double, ou les e-mails qui font partie d’une chaîne de caractères.
Enfin, triez votre boîte de réception dans l’ordre inverse de la date. Plus le message est ancien, moins il est susceptible d’être important et plus il sera facile à supprimer. Supprimez-vous d’une liste d’e-mails par jour. C’est exact. Si vous ne participez pas vraiment à une liste d’e-mails, retirez-vous. Personne ne vous détestera pour cela, et si vous constatez que vous avez vraiment besoin de faire partie de la liste, alors réabonnez-vous.
Séparez les tâches des e-mails
Si un e-mail représente une tâche que vous devez accomplir, déplacez-le vers votre dossier de tâches (dans Outlook, il suffit de glisser-déposer le message sur Tâches ; le corps de l’e-mail restera intact en tant que partie de la tâche). Vous pouvez également créer des listes de tâches et/ou des dossiers d’action pour ces e-mails ou utiliser des outils tiers qui vous aident à gérer les e-mails comme des tâches. Sortez simplement les e-mails de votre boîte de réception. Déplacez les rendez-vous vers votre calendrier. Si vous gardez un e-mail simplement comme un rappel de rendez-vous, mettez l’information dans votre calendrier immédiatement et jetez l’e-mail. (Si vous utilisez Outlook, il suffit de glisser et de déposer le message dans votre calendrier et toutes les informations contenues dans le courriel resteront avec le rendez-vous.)
Déléguez
Si le courriel nécessite une action de la part de quelqu’un d’autre, faites-le suivre à cette personne tout de suite avec une note. Ensuite, sortez le courriel original de votre boîte de réception en le supprimant, en le déplaçant vers un dossier alternatif pour le suivi, ou en le convertissant en tâche pour le suivi.
Gardez uniquement les courriels professionnels dans votre compte de courriel professionnel.
N’encombrez pas votre boîte de courriel habituelle avec des bulletins d’information, des abonnements et autres choses du genre. Créez un compte distinct pour eux afin qu’ils ne gênent pas vos principaux messages personnels ou professionnels. Créez un compte d’achat séparé pour les courriels tels que les promotions et les confirmations d’expédition. Il existe de nombreux services gratuits que vous pouvez utiliser à cette fin, notamment le Gmail de Google.
Répondez immédiatement
Ne faites pas l’erreur de « revoir » vos e-mails et de prévoir d’y retourner et d’y répondre plus tard. Cela ne fait que créer du travail supplémentaire et peut entraîner la perte de messages importants de clients. Si vous devez revoir vos courriels, répondez dès que vous avez lu le message si possible.
