Toutes les entreprises, quel que soit leur type d’activité et leur taille, ne peuvent pas fonctionner sans documentation. Entre les différents rapports, les procédures de sécurité, les instructions de travail et les bases de données de toutes sortes, il existe, en effet, un grand nombre de documents à gérer pour garantir la bonne marche d’une organisation. On parle plus précisément de la gestion documentaire qui présente de nombreux enjeux en entreprise. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir à ce sujet.
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire désigne l’ensemble des ressources utilisées par une entreprise pour piloter son patrimoine documentaire. Elle vise à simplifier le traitement des documents et à rendre accessibles les informations à tous les collaborateurs. Mettre en place une telle politique au sein de votre organisation contribue à optimiser votre productivité. Il s’agit d’utiliser un système efficace pour numériser, structurer et stocker tous vos documents. Dans le cadre de la gestion documentaire et surtout à l’ère du numérique, il est donc préférable de vous servir d’une solution dématérialisée comme deltic.
Quels sont les enjeux de la gestion documentaire ?
La gestion documentaire présente de nombreux enjeux en entreprise, à savoir :
L’augmentation de la productivité
Il faut savoir qu’une entreprise traite une importante quantité de documents pour garantir son bon fonctionnement et donc sa pérennité. C’est pourquoi elle doit se servir d’un système de gestion documentaire moderne pour gagner en efficacité. Ainsi, tous les collaborateurs peuvent accéder facilement aux informations en seulement quelques clics.
La réduction des tâches répétitives
Grâce à un bon outil de gestion documentaire, il sera plus facile de réduire les tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Les salariés concernés pourront alors gagner du temps et se consacrer à d’autres missions plus importantes.
L’amélioration de la démarche qualité
En misant sur la gestion électronique des documents (GED), votre entreprise sera en mesure de respecter les normes en vigueur, notamment en matière de RGPD. C’est aussi un excellent moyen d’éviter les contraintes liées au processus d’archivage. Sachez que certains documents doivent respecter une durée de conservation précise. Une fois cette dernière dépassée, ils doivent être supprimés sous peine de se voir infliger des sanctions.
Une collaboration accrue
L’usage des solutions de gestion documentaire peut également contribuer à optimiser la collaboration en entreprise. Cela permet particulièrement d’obtenir une validation (en quelques instants) pour se préparer sur un projet en équipe.
Le respect de l’environnement
La protection de l’environnement revêt aujourd’hui une grande importance pour la planète. La dématérialisation de la gestion documentaire peut donc être d’une grande utilité, puisqu’elle limite :
- l’utilisation du papier ;
- l’envoi postal.
C’est l’un des nouveaux enjeux cruciaux de la gestion documentaire à l’heure où le développement durable gagne de plus en plus de terrain.
La sécurité des informations
Il s’agit d’un enjeu majeur de la gestion documentaire en entreprise. Vous devez savoir que le papier comporte de nombreuses lacunes. De leur côté, les formats papiers ne sont pas à l’abri des cybermenaces.. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en place un système sécurisé capable d’offrir une meilleure protection des documents.
