Que vous soyez une petite ou une grande structure, vous n’aurez plus à vous servir de la photocopieuse pour garder des copies de vos dossiers importants, à l’ère du digital. Les logiciels de Gestion Électronique de Documents (GED) vous aident à dématérialiser vos paperasses et à gagner du temps.
L’archivage de documents : en quoi est-ce utile ?
L’archivage est l’action d’organiser, de ranger et de conserver des documents appelés archives et exploitées par une entreprise, dans l’objectif de maintenir son patrimoine documentaire. L’archivage garantit une facilité d’accès aux documents en cas de contentieux ou justifie la réalisation d’activités dans le cadre d’un audit. Vous pouvez alimenter le système de gestion de vos documents avec un logiciel GED.
Les types d’archives
Il existe 3 types d’archives avec chacun ses spécificités :
- les archives courantes ou “vivantes”, bien accessibles. Elles relèvent les affaires ou activités en cours d’exploitation ;
- les archives intermédiaires ou “semi-vivantes”, toujours faciles d’accès. Elles résultent des activités récentes, à l’exemple des factures de l’année précédente. Elles doivent être bien conservées pour être utilisées comme preuves en cas de nécessité ;
- les archives définitives ou “historiques” : qui sont d’une valeur patrimoniale. Elles sont peu nombreuses, mais doivent être bien gardées.
Les délais de validité d’une archive
Bien qu’importante, la conservation des historiques a une date de péremption. En général, le délai pour :
- le droit fiscal est de 3 ans ;
- le droit commercial de 6 ans ;
- le droit civil de 5 à 30 ans ;
- le droit pénal de 1 an si ce sont des contraventions, de 6 ans pour les délits et de 20 ans pour les crimes.
Les logiciels GED : des outils d’exploitation efficaces
De nos jours, avec l’avènement du télétravail, les grandes entreprises sont confrontées à une gestion massive des traitements d’informations. Le logiciel GED ou logiciel de Gestion Électronique de Documents est un ensemble d’outils qui accompagne techniquement une organisation dans le classement, l’exploitation, le stockage et le partage à distance des documents à partir de logiciels informatiques.
Quelles sont les spécificités d’une bonne GED ?
Afin d’assurer une bonne gestion des documents, il est important de définir les besoins spécifiques de l’organisation au préalable. Cela va permettre de générer les fonctionnalités correspondantes. Une bonne GED assurera donc la sécurité de toutes les données relatives à la gestion de l’entreprise.
Les étapes de la GED
Il existe 5 étapes à suivre dans la GED :
- l’acquisition des documents ;
- la numérisation des documents
- le classement des documents électroniques ;
- le stockage des documents numériques ;
- la diffusion des documents via le processus GED.
Désormais moins coûteuses et moins complexes, ces applications sont accessibles aux petites et moyennes organisations qui sont aussi soumises à l’accroissement du nombre de documents échangés et au développement des échanges dématérialisés.
Transformation digitale : des offres clés en main
Afin d’optimiser les résultats et d’accélérer la transformation digitale au sein de votre organisation, certaines entreprises proposent des offres clés en main en système numérique. Fortes en capacité d’adaptation, ces entreprises proposent des solutions innovantes et efficaces pour développer le vôtre, à savoir :
- vous accompagner dans l’expertise de la gestion et la dématérialisation de vos documents, en partant de l’analyse jusqu’à la mise en place ;
- vous fournir des outils qui vont vous permettre de simplifier la numérisation, le classement, le stockage et la communication de vos informations, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de votre entreprise, tout en sécurisant votre espace de travail ;
- vous emmener plus loin encore, en optimisant vos activités quotidiennes, telles que l’automatisation de la saisie, la validation et l’archivage des pièces administratives (factures, demande de congé, demande logistique, …), tout en respectant les réglementations en vigueur.
