La révolution numérique est d’une grande aide en matière de dématérialisation. De plus en plus d’entreprises et d’organisations optent pour l’utilisation d’un logiciel de gestion pour automatiser leurs processus. Il existe des logiciels spécialement conçus pour les associations, afin que leurs dirigeants puissent gagner du temps et optimiser les activités : nouveaux membres, encaissement des cotisations, etc. Voici ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion pour les associations.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion pour une association ?
Peu importe le type de l’association (sportive, humanitaire, défense de l’environnement, étudiante…), un logiciel de gestion pour les associations est toujours indispensable pour la gérer. Les logiciels peuvent avoir des fonctionnalités différentes, mais voici les principales d’entre elles :
- la gestion des adhésions ;
- la collecte des dons ;
- la communication avec les membres ;
- la réalisation de campagnes de financement ;
- la gestion de trésorerie ;
- la gestion de la comptabilité ;
- le stockage des données importantes dans un cloud sécurisé, etc.
Un logiciel pour une association peut être spécifique à une activité particulière (CRM, ERP, logiciel de gestion financière) ou être un outil tout-en-un.
Bien choisir son logiciel de gestion d’association
Il n’est pas facile de se décider face à la grande diversité de logiciels de gestion sur le marché. Heureusement, on peut se rendre sur un comparateur en ligne pour trouver celui qui correspondra le plus aux besoins de l’association. Les logiciels qui y sont présentés sont détaillés et leurs caractéristiques sont affichées. Certains d’entre eux proposent une version d’essai gratuite pour que les utilisateurs puissent découvrir les différentes fonctionnalités. La plupart des logiciels actuels sont très complets, il est possible de gérer toutes les activités de l’association depuis une interface unique. Sinon, on peut également choisir des outils digitaux complémentaires pour des tâches plus ciblées, telles que l’emailing et l’envoi de newsletters.
Quels critères prendre en compte pour un logiciel de gestion pour une association ?
Un logiciel adapté au type de l’organisation
Il faut établir une liste des fonctionnalités prioritaires pour l’association. Par exemple, l’édition automatique des reçus et des factures permettra de gagner beaucoup de temps. L’option relative aux membres adhérents est par ailleurs un plus : il est possible d’accéder à la fiche individuelle de chaque membre et d’y voir les informations relatives à son adhésion. Certains logiciels ciblent un type d’associations en particulier, le choix peut ainsi se faire en fonction de ce critère.
Choisir un logiciel en fonction de l’effectif des membres
De manière générale, le prix d’un logiciel de gestion dépend du nombre de membres ou de celui des utilisateurs. Une grande association n’aura pas les mêmes besoins qu’une organisation avec un effectif plus modeste. Sur un comparateur de logiciels, on peut trouver l’outil idéal grâce à un questionnaire rapide.
Le prix du logiciel
La plupart des logiciels de gestion d’associations sont payants. Pour bien choisir et faire des économies, il faut trouver l’outil informatique qui répond aux besoins de l’association et ne pas opter pour des fonctionnalités inutiles. Il existe toutefois des logiciels gratuits ou à moindre prix qui proposent les fonctionnalités de base, à savoir :
- la gestion des membres et des adhésions, avec une option de paiement en ligne sécurisé ;
- l’option CRM pour gérer les contacts de l’association et leur envoyer les différents courriers ;
- le règlement des cotisations par chaque membre ;
- la collecte et la gestion des dons, qu’ils soient ponctuels ou réguliers ;
- la billetterie pour les évènements de l’association, avec l’édition personnalisée des billets, la personnalisation des tarifs, etc. ;
- la comptabilité, plus précisément une pré-comptabilité pour les logiciels gratuits ;
- la communication entre les membres.
Les logiciels gratuits sont toutefois plus limités que les outils payants. Concrètement, une association de plus de 50 membres devra opter pour un logiciel payant.
