La gestion de la paie est le processus qui consiste à se conformer aux réglementations fiscales et légales du travail sans compromettre le budget alloué à la paie. Le gestionnaire dédié est également chargé de veiller à ce que toutes les embauches soient effectuées correctement. Le processus de gestion des salaires permet de vérifier l’utilisation correcte des ressources. Plus précisément, le budget des salaires et des cotisations patronales doit être exécuté de manière concrète. Il est également analysé si la procédure utilisée pour la paie est optimale ou si elle peut être améliorée. Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur la gestion de paie.
Le métier du gestionnaire de paie
Afin d’effectuer une analyse précise des éléments de la paie, il est nécessaire de comprendre l’emploie gestionnaire de paie et son importance pour l’organisation :
- d’identifier les contrats signés par le personnel ;
- de connaître les lois du travail ;
- et surtout d‘avoir des connaissances sur le traitement et l’organisation de la paie.
Si l’entreprise est très petite et qu’aucun de ces domaines n’est formellement constitué, la responsabilité incombera à la personne chargée de trouver et/ou de recruter des talents. Toutefois, il est fort probable que cette personne ne soit pas au fait des codes fiscaux ou des modifications du droit du travail. De même, les gestionnaires ou les propriétaires des entreprises peuvent être ceux qui assument cette responsabilité. Cependant, comme dans le cas précédent, les chances qu’ils ne connaissent pas les procédures liées à la gestion des salaires sont élevées. Cela pourrait entraîner une amende des autorités envers l’entreprise ou une plainte du personnel.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie et comment peut-il aider une entreprise ?
Bien qu’ils ne soient pas nouveaux, ces types de programmes sont devenus populaires auprès des gestionnaires de paie en raison de leur accessibilité. Lorsqu’elles sont apparues, ces plateformes étaient complexes. Elles n’étaient compréhensibles que pour ceux qui avaient déjà des connaissances en comptabilité (notamment en matière de paie) et n’avaient besoin que d’un outil plus spécifique pour faciliter leur travail. Aujourd’hui, vous pouvez trouver sur le marché des logiciels de paie qui sont beaucoup plus faciles et accessibles à tous. Ils sont adaptés :
- à la paie ;
- au comptable ;
- au recruteur ;
- au directeur ;
- au PDG, etc.
Ces plateformes ont été simplifiées dans la mesure où elles ne nécessitent que la saisie des informations nécessaires pour effectuer les calculs. Une fois terminés, ils peuvent être édités afin que les utilisateurs puissent effectuer la distribution de la paie et le timbrage correspondant.
Comment utiliser un logiciel de paie ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, son utilisation est très simple et intuitive, tant pour les experts en paie que pour les autres. Il suffit de télécharger un fichier Excel contenant les données relatives aux employés, telles que les salaires, les dates d’entrée, les jours de congé non pris, les incidents, etc.
La plateforme fera automatiquement tous les calculs pour vous et vous fournira les montants totaux pour effectuer les paiements correspondants sur les comptes bancaires de vos employés. Une fois ces paiements effectués, vous pourrez tamponner les reçus de paie à partir du logiciel.
